shutterstock_149698517 (1)

Onschuldig stoeien met de baas!

Stoeien
Je komt er achter dat je niet was uitgenodigd voor een vergadering die voor jou van belang was omdat je baas je een email stuurt en zijn excuus daarvoor maakt. Nu was het niet jouw baas die de vergadering organiseerde maar een andere collega, maar desalniettemin! Je stuurt daarom een email terug en schrijft dat je hoopt dat dit niet weer gebeurt. Je baas schrijft terug dat je hem dat niet hoeft te zeggen omdat hij zich reeds verontschuldigd had.

Wat nu weer!?
Verwarring! Heb jij het nu toch nog verkeerd gedaan terwijl het niet jou schuld was dat je niet bij de vergadering was? Of vind je baas nu dat je hem niet vertrouwt? Is je baas nu beledigd omdat jij dat vraagt en ben jij beledigd omdat hij je terechtwijst terwijl het na het gebeurde toch redelijk is wat jij zegt?

Email is gevaarlijk
Natuurlijk is email altijd gevaarlijk als het gaat om gevoelige boodschappen. Wat je zegt komt wellicht anders over dan je bedoelt en je zegt het misschien ook anders en minder diplomatiek dan indien je de persoon tegenover je had gehad.

Signalen oppakken en bijsturen
Van beiden kanten was het mogelijk geweest de informatiestroom bij te sturen op basis van de signalen die ieder kreeg. Want wat zegt je baas eigenlijk als hij zijn excuus maakt? Is het alleen maar ‘sorry’, of is het meer? We kunnen het natuurlijk niet zeker weten, maar we kunnen hem wel helpen om samen de boodschap duidelijk te krijgen als het je nog niet helemaal lekker zit. Je was immers toch al van plan om iets terug te schrijven omdat je schrok dat men je vergeten was en wilt voorkomen dat het weer gebeurt. Dus wat zit er mogelijk nog meer in zijn boodschap? Misschien:

  1. Ik hecht aan jouw input bij deze vergadering;
  2. Ik had daarom gewild dat je er bij was;
  3. Het is voor mij belangrijk dat je er de volgende keer wel bij bent;
  4. Ik waardeer jou als persoon en als medewerker en vind het daarom vervelend dat dit gebeurde. Dat was de bedoeling niet;
  5. Ik zorg ervoor dat je voortaan tijdig bericht krijgt.

Hoe ga je waarderend onderzoeken?
Dus in plaats van te schrijven dat je hoopt dat dit niet weer gebeurt schrijf jij: “Ik ben blij jouw bericht te ontvangen want ik schrok toen ik zag dat men mij vergeten was. Als ik het goed begrijp had je mij er ook liever bij willen hebben en stel je mijn input op prijs. Ik ben blij dat je de tijd neemt om dit te schrijven want ook ik hecht aan een goede verstandhouding en duidelijkheid. Ik begrijp de vergissing en stel het op prijs dat dit is rechtgezet zodat ik er de volgende keer ook bij zal zijn.”

Meer woorden maar wel een heel positieve toon en de mogelijkheid voor de ander om daar positief op in te springen en als het toch nog anders bedoeld was om dit bij te sturen.

Ook de baas kan bijsturen
Natuurlijk had de baas dezelfde mogelijkheid gehad om in plaats van een excuus te maken wat uitvoeriger te zijn of jouw reactie (ik hoop dat het niet weer gebeurt) als een signaal te zien dat je meer duidelijkheid of nog bevestiging dat het nu geregeld was nodig had. Dat had zo kunnen klinken: “Ik merkte dat je niet voor de vergadering was uitgenodigd. Excuus hiervoor want ik denk dat het belangrijk is dat je er wel bij bent en ik stel jouw input op prijs. Ik heb het gecorrigeerd zodat je voor de volgende keer op de lijst van genodigden staat.”

Of

“Wellicht was mijn boodschap in de haast wat kort en natuurlijk heb ik er voor gezorgd dat je voor de volgende keer op de lijst van genodigden staat. Vervelend dat het gebeurde. Ik waardeer het als je er bij bent want ik hecht waarde aan jouw input en betrokkenheid bij dit project.”

Ook dit heeft een positieve toon en maakt zaken expliciet. Bovendien spreekt er waardering uit.

Wat het bijsturen van ruis je oplevert
Hoe makkelijk treedt er geen ruis in de communicatie op? En wat doen twee mensen die denken dat de ander hen beledigd heeft en dit elkaar verwijten? Is het vertrouwen in elkaar groter of kleiner geworden? Gaan ze meer of minder samenwerken? Die paar extra zinnen kosten niet heel veel tijd meer maar leveren wel heel erg veel op!

Een positieve invloed zijn
Een ieder die het eerst de ruis in de communicatie opmerkt heeft de mogelijkheid om een positieve invloed uit te oefenen en dit bij te sturen zodat wederzijds begrip ontstaat. Als je de relatie ‘clean’ houdt kun je elkaar recht in de ogen blijven kijken en weet je dat je op elkaar kunt bouwen.

Wil je meer weten over Verbindend Communiceren op het werk? Klik op de oranje knop of kom naar de introductieavond!

Meer info