Screen Shot 2021-08-21 at 13.11.25

Hoe help je partijen als ze elkaars communicatie frustreren?

21-08-2021

Invloed
Het is niet alleen dat we het allemaal willen hebben. We hebben het ook nodig. We hebben het nodig als we anderen nodig hebben om ons doel te bereiken. Maar hoe gebruik je invloed? Hiervoor gebruik ik weleens de metafoor van de spijker en de hamer. Hoe hard moet je met de hamer slaan wil de spijker effectief zijn? Sla je te zacht dan gaat deze niet door het hout heen. Sla je te hard en onder een verkeerde hoek, dan sla je de spijker krom.

Causaliteit
Maar ligt het aan de hamer als hij de spijker krom slaat? Nee, natuurlijk niet. Het is de gebruiker van de hamer en de invloed die hij met de hamer uitoefent, die bepaalt of de spijker goed zijn werk doet. Een geoefende timmerman weet dus precies hoe hij zijn hamer moet gebruiken!

Invloed met beleid
Gebruiken we deze metafoor om ook te kijken naar ons gedrag als we invloed op andere mensen willen uitoefenen, dan is het duidelijk dat je effectiever bent als je met beleid je invloed gebruikt. Vergelijken we dit met te zacht of te hard slaan met de hamer, dan kun je dit vergelijken met te weinig of niets zeggen of boos worden en met de deuren slaan. Het is duidelijk dat beide vormen een invloed hebben, maar weinig effectief zijn als het om het bereiken van samenwerking gaat. Ja, je kunt soms even je zin krijgen als je boos wordt maar uiteindelijk keren mensen zich tegen je. Als je te weinig hebt gezegd is dit gelukkig makkelijker te herstellen.

Samenwerking tussen partijen
Samenwerking. Dat is natuurlijk net waar het aan ontbreekt en waarom ze de mediator vragen om te helpen. Samen hebben ze niet in de gaten hoe ze over en weer de communicatie frustreren en daardoor vastlopen. Soms zijn ze te dwingend en slaan ze te hard met de hamer. Soms durven ze niet te benoemen wat er werkelijk speelt omdat ze bang zijn dat het alleen maar erger wordt. Ze doen dan niets of slaan te zacht. Het gaat uiteindelijk om de effectiviteit in de communicatie. Daar staat het harder of zachter slaan voor.
En het gaat natuurlijk niet alleen om elkaar horen. Begrijpen ze elkaar ook?  Samenwerking is er natuurlijk niet als de een zonder commitment gewoon alles doet wat de ander wil. Je werkt ook niet samen als je je gedwongen voelt. Je doet dan niet meer dan je moet doen of de ander vraagt. De spijker gaat dan niet diep genoeg. Het is er ook niet als er weerstand ontstaat en de ander zich actief verzet. Je zou kunnen zeggen dat je dan de spijker krom slaat. De wijze waarop je effectief met verschillen en geschillen omgaat wordt bepaald door hoe je je invloed gebruikt om samenwerking te krijgen.

Automatismen
Het klinkt allemaal zo logisch, vind je niet? Als je denkt aan de hamer en de spijker, dan weet je zelf ook wel dat je niet te hard of te zacht moet slaan. Toch zien we die vanzelfsprekendheid niet terug in ons gedrag als het om conflicten tussen mensen gaat. We reageren dan veelal primair: vechten, vluchten of verstijven. Deze overlevingsmechanismen hebben ons natuurlijk geholpen om te komen waar we vandaag zijn. Maar zijn deze automatische reacties ook effectief als we invloed uit willen oefenen? Nee, en ik denk ook dat daarom de mediator hier een belangrijke rol kan vervullen. De mediator kan zichtbaar maken wat partijen niet in de gaten hebben en de cirkel helpen doorbreken.

Defensieve strategieën
De aanval is de beste verdediging! Ja, dat zeggen mensen wel, maar maak je er ook vrienden mee? Het is toch niet het eerste waar ik aan denk als ik samenwerking zoek. Maar hoe doe ik het dan anders? Hoe doorbreek ik het automatisme van mijn defensieve strategieën? Want wat tussen partijen gebeurt kan mij als mediator natuurlijk ook overkomen. Ook ik kan van gedrag en uitspraken van partijen schrikken en dan automatisch en primair reageren om de regie te behouden. Het bewust worden van mijn eigen primaire reacties en die van partijen, is de eerste stap om beter daarmee om te leren gaan en de vicieuze cirkel van aanval en verdediging te doorbreken.

Vormen van defensief gedrag
Bij defensief gedrag denk ik bijvoorbeeld aan:

  1. het ontkennen dat er iets aan de hand is;
  2. de verantwoordelijkheid voor de situatie of mijn reactie op anderen afschuiven;
  3. de situatie relativeren totdat het minder bedreigend is;
  4. het gesprek afstandelijk maken door het over ‘we’ te hebben in plaats van ik en jij;
  5. door van onderwerp te veranderen, uitweiden over andere aspecten of niet relevante details;
  6. confrontatie voorkomen en niet benoemen wat er speelt zodat de ander zich niet gaat verdedigen;
  7. humor, maak een grap zodat de dreiging of het ongemak verdwijnt.

Bespreekbaar maken
Wil ik de vicieuze cirkel van de defensieve strategieën van anderen en mijzelf doorbreken, dan is daarvoor nodig dat ik bespreekbaar maak wat er gebeurt. Bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat ik mij gespannen voel als jullie van mening verschillen en daarbij de stem verheffen. Ik heb dan de neiging om de regie te nemen omdat ik bang ben dat het anders uit de hand loopt. Ik krijg het idee dat jullie dan vervolgens zwijgen om aan mijn wens te voldoen, maar dat het gesprek vervolgens stokt terwijl het juist dan belangrijk is om met elkaar in gesprek te gaan. Ik ben bang dat we daardoor samen minder effectief zijn als het om het vinden van een gezamenlijke en duurzame oplossing gaat. Hoe is dat voor jullie?’

Griezelige eerlijkheid
Het gaat erom dat ik – zonder dat we elkaar bekritiseren – het gedrag ga benoemen dat ons beiden gevangenhoudt. Ik wil het onbespreekbare bespreekbaar maken. Dit doorbreekt de vicieuze cirkel van defensieve reacties waarachter we ons verbergen. Ik benoem tevens het effect van het gedrag en de positieve intentie die ik eigenlijk heb: samenwerking en met elkaar in gesprek gaan. Ik noem dit griezelige eerlijkheid omdat je je kwetsbaar opstelt en je wellicht bang bent voor een defensieve reactie van de ander. Omdat het griezelig is als je benoemt wat er werkelijk speelt, is het ook waarschijnlijk dat dit juist een defensieve reactie in de ander stimuleert. Uiteindelijk wil je de situatie toch niet erger maken? Daarom is het belangrijk dat je bewust bent van je eigen primaire reacties en geduldig en empathisch persisteert en partijen de ruimte geeft om aan jouw open communicatie te wennen. Dat gaat het best als je laat merken dat het geen kritiek is (je spreekt daarom over jezelf) en je belangstelling hebt voor de beleving van anderen. Daarom eindig je ook met de vraag: ‘Hoe is dat voor jullie?’

Een open gesprek
Een open gesprek kan ontstaan als je laat zien dat je nieuwsgierig bent naar elkaars beleving en samen wilt verkennen wat er mogelijk is. Als mediator neem je hierin het voortouw en stimuleer je partijen. Je snapt dat defensieve strategieën niet slecht zijn, maar zijn bedoeld om ons te beschermen. Mensen gebruiken ze om zich voor pijn, schaamte en vernedering te behoeden. Het helpt dus als je het defensieve gedrag van partijen vanuit die energie benadert en deze onderdeel van het gesprek maakt door te benoemen wat je denkt te zien. Het nadeel van defensieve strategieën is dat ze ons ook verhinderen om van en met elkaar te leren omdat we het daardoor niet hebben over waar het werkelijk om gaat. Ook dit zou ik als mediator benoemen. Het wennen aan een open gesprek betekent in het begin wat ongemak en dat je vaker deze gesprekken moet hebben tot het weer normaal wordt. Het ongemak in een mediation is niet te vermijden. Dat voelen mensen toch al. Ik kan dan beter het ongemak gebruiken door het te benoemen zodat ik mensen verder kan helpen.

Met beleid te werk gaan
Er komt dus nogal wat bij kijken als je met beleid te werk wilt gaan. De metafoor van de spijker en de hamer maakt echter snel duidelijk wat het oplevert. In het algemeen hebben we de neiging boos te worden en uit frustratie te hard te slaan als iets niet lukt. Wellicht vragen we zelfs om een grotere hamer! Maar hoeveel kromme spijkers zijn er nodig voordat je besluit dat het niet effectief is en je het anders gaat doen? Welke invloed wil je als mediator hebben? Welke invloed denk je dat partijen op elkaar willen hebben. Er is wat durf voor nodig om de cirkel te doorbreken, maar als je dit principe toepast om samenwerking te creëren zul je zien dat je meer bereikt! Als mediator motiveert dit mij om anders en meer nieuwsgierig met situaties om te gaan.

Samengevat: maak zaken bespreekbaar

  1. Ontdek en benoem de defensieve strategie door het gedrag te benoemen.
  2. Maak duidelijk wat het effect hiervan is en wat je eigenlijk in positieve zin wilt bereiken.
  3. Spreek in de eerste persoon enkelvoud ‘ik’ en vertel over je eigen beleving.
  4. Wees nieuwsgierig naar de beleving van de ander en wat er mogelijk is. Stel een vraag.
  5. Laat de ander aan je openheid wennen en persisteer met empathie en geduld tot je samenwerking bereikt.

Meer lezen? Kijk ook eens naar Peter Senge – The fifth Discipline, en Arend Ardon – Doorbreek de cirkel. Wil je je in deze vaardigheden oefenen, kijk dan ook eens naar Verbindend Communiceren of bijvoorbeeld Mediationvaardigheden. Wil je liever persoonlijke begeleiding, dan is ook dat mogelijk.

Vind je het moeilijk om jouw positieve bedoeling te verwoorden? Doe mee aan een training of kijk eens naar de gevoelens- en behoeftenkaart die je gratis kunt downloaden. Klik hier.